今年も残すところわずかとなりましたが、雇用主にとって重要な12のトピックを紹介する「ハンドブック・アップデート12日間」の第9回目をお届けします。
リモートワークの季節であるとともに、多くの雇用主によっては、従業員の研修の時期となります。米国国土安全保障省（DHS）のI-9フォームのリモート審査の代替手続きと、米国市民権移民局（USCIS）の新しいI-9フォームを検討する良い機会です。
2023年7月、DHSはCOVID-19の柔軟措置の終了を認識するとともに、リモート化が進んだ世界を考慮して、雇用主がI-9フォームの書類を審査するための代替手段を提供する正式な規則を発表しました。
I-９フォーム更新のハイライト
新しいI-9フォームの重要な点は以下のとおりです。
- フォームは、タブレットやモバイル機器でも記入可能。
- 説明書の短縮（15ページから8ページに短縮）。
- 雇用主がI-9フォームをリモートで審査したことを示すチェックボックス（DHSが承認した代替手続きによる）。
DHS代替手続きの概要
I-9フォームのリモート審査を行うため、雇用主は以下の条件を満たさなければなりません。
- E-Verifyに登録していること（良好な状態であること）
- すべての書類（両面の場合は表と裏）を調査し、コピーを保管すること。
- 提示された書類が合理的に真正であり、当該個人に関連するものであることを確認するため、従業員とライブビデオによる対話を行うこと。
- 雇用主がDHSの代替手続きを使用したことをI-9フォームに明記すること。
- 従業員のI-9フォームと共に、リモートで調査したすべてのI-9書類を保管すること。
- 従業員が新規雇用の場合はE-Verifyケースを作成すること。
DHS規則は、代替手続きを一部の従業員のみに利用できるかどうかを取り上げています。雇用主がE-Verify採用サイトにおいて、一部の従業員に対してリモート審査を使用することを選択した場合、そのサイトにおいては、全従業員に対しても同様にしなければならないと、当局は指摘します。しかし、雇用主は、完全に遠隔地にいる労働者のみに対して、リモートの選択肢を提供することもできます（ただし、このアプローチが、市民権、移民ステータス、または国籍によって従業員を差別的に扱うため行われているとみなされない場合に限ります。）。
ホリデーシーズンが終わりに近づくにつれ、I-9フォーム書類の確認にどのように取り組むかを決定することをお勧めします。そして、方法が決まったら、統一性を確保するためにハンドブックに明記することも検討するとよいでしょう。また、新年早々、I-9フォームとE-Verifyのトレーニングを受けるのもよいかもしれません。
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